PIT-28 to roczne zeznanie dla osób rozliczających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: przede wszystkim przedsiębiorców, ale też podatników z prywatnego najmu i innych przychodów objętych tą formą opodatkowania. W praktyce najwięcej pytań dotyczy tego, co można odliczyć, kiedy złożyć dokument i jak nie pomylić go z PIT-36 albo PIT-36L. Poniżej porządkuję te kwestie tak, żeby dało się samodzielnie przygotować rozliczenie bez błądzenia po przepisach.
Najważniejsze zasady rozliczenia ryczałtu na jednym ekranie
- PIT-28 służy do rocznego rozliczenia ryczałtu, czyli podatku liczonego od przychodu, a nie od dochodu.
- Zeznanie składasz od 15 lutego do 30 kwietnia, a dokument wysłany wcześniej jest traktowany jak złożony 15 lutego.
- W usłudze Twój e-PIT ten formularz trzeba uzupełnić i zaakceptować samodzielnie, bo nie podlega automatycznej akceptacji.
- Nie odliczysz kosztów działalności, ale możesz korzystać z wybranych odliczeń, składek i ulg, jeśli spełniasz warunki.
- Jeżeli prowadzisz firmę w spółce, sprawdź też załącznik PIT-28/B.
Czym jest PIT-28 i kiedy ma zastosowanie
W praktyce patrzę na ten formularz nie jak na samą „deklarację”, ale jak na końcowe domknięcie ryczałtu za cały rok. To zeznanie pokazuje uzyskany przychód, dokonane odliczenia i należny podatek od przychodów ewidencjonowanych. Nie wpisuje się tu kosztów działalności, bo właśnie na tym polega różnica między ryczałtem a rozliczeniem według skali albo podatku liniowego.
Ten formularz dotyczy nie tylko jednoosobowej działalności gospodarczej. Używa się go również przy niektórych innych przychodach opodatkowanych ryczałtem, na przykład przy prywatnym najmie. To ważne, bo wiele osób kojarzy PIT-28 wyłącznie z firmą, a potem niepotrzebnie szuka innego formularza do rozliczenia mieszkania czy lokalu.
Najprościej mówiąc: jeśli w trakcie roku płacisz ryczałt miesięcznie albo kwartalnie, PIT-28 jest rocznym rozliczeniem tych wpłat. I właśnie od tego miejsca pojawia się pytanie, kto faktycznie powinien się nim posługiwać.
Kto składa ten formularz i kiedy ryczałt ma sens
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą wybrać osoby prowadzące działalność samodzielnie, w spółce cywilnej albo w spółce jawnej, która nie jest podatnikiem CIT. Warunek jest prosty, ale istotny: przy kontynuowaniu działalności przychody z poprzedniego roku nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro. Jeśli startujesz z nową działalnością, możesz wejść w tę formę opodatkowania od razu, o ile nie wyklucza Cię rodzaj działalności.
Wybór ryczałtu trzeba też zgłosić we właściwym terminie. Zasadniczo robi się to do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód z tego tytułu, a jeśli pierwszy przychód wpada w grudniu, do końca roku podatkowego. Przy spółce oświadczenie składają wszyscy wspólnicy. To drobny szczegół, ale w praktyce właśnie on najczęściej decyduje o tym, czy rozliczenie później przejdzie bez nerwowych poprawek.
Ryczałt nie jest też dla każdego rodzaju biznesu. Z opodatkowania tą metodą wyłączone są między innymi niektóre działalności związane z aptekami, obrotem walutami, handlem częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz częścią wyrobów akcyzowych. Dodatkowo ryczałt może się wyłożyć w dniu, w którym zaczniesz świadczyć usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, jeśli odpowiadają czynnościom wykonywanym wcześniej na etacie.
Warto też rozróżnić miesięczne i kwartalne wpłaty. W 2026 roku kwartalny ryczałt jest dostępny, gdy przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły 851 720 zł. To często daje wygodniejszy cash flow, ale nie zwalnia z pilnowania rocznego rozliczenia.
| Sytuacja | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|
| Nowa działalność | Możesz wybrać ryczałt na starcie, jeśli profil działalności na to pozwala. |
| Kontynuacja działalności | Sprawdzasz limit przychodów z poprzedniego roku: 2 000 000 euro dla samego wyboru ryczałtu. |
| Wpłaty kwartalne | W 2026 roku limit uprawniający do tej opcji wynosi 851 720 zł przychodów z poprzedniego roku. |
| Spółka cywilna lub jawna | Oświadczenie o wyborze ryczałtu muszą złożyć wszyscy wspólnicy. |
Gdy już wiesz, czy w ogóle jesteś w tym systemie, następnym krokiem jest sprawdzenie, co można odliczyć, a czego ryczałt po prostu nie przyjmuje.
Co można odliczyć, a czego ryczałt nie wybacza
Najważniejsze ograniczenie jest jedno i dobrze je zapamiętać: na ryczałcie nie rozliczasz kosztów uzyskania przychodów. To znaczy, że wydatki na paliwo, sprzęt, usługi podwykonawców czy inne koszty biznesowe nie obniżają podstawy opodatkowania tak jak w PIT-36 lub PIT-36L. Dla wielu osób to główna zaleta albo główny minus ryczałtu, zależnie od branży.
Nie znaczy to jednak, że formularz jest „zamknięty” na wszystkie odliczenia. Przeciwnie, w PIT-28 można uwzględnić wybrane odliczenia od przychodu i podatku. W praktyce najczęściej pojawiają się:
- składki na ubezpieczenia społeczne,
- 50% zapłaconej składki zdrowotnej,
- odliczenia wykazywane w PIT/O, jeśli przysługują Ci z innych tytułów,
- ulgi mieszkaniowe wykazywane w PIT/D, jeśli nadal masz do nich prawo,
- straty z lat ubiegłych, o ile spełniasz warunki ich odliczenia.
Przy odliczeniach od przychodu warto uważać na limity. Darowizny odlicza się do 6% przychodu, a nie bez ograniczeń. Z kolei część ulg mieszkaniowych i odsetkowych ma swoje własne, często dość techniczne zasady, więc nie traktowałbym ich jak automatycznego dodatku do zeznania. To miejsce, w którym najłatwiej przepisać coś „na pamięć” i potem poprawiać korektę.
Jest jeszcze jedna pułapka: jeśli wszystkie Twoje przychody są opodatkowane wyłącznie ryczałtem, nie skorzystasz z klasycznej ulgi na dzieci ani z preferencyjnego wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Wyjątkiem bywa tzw. zerowy PIT-28, czyli sytuacja, w której przez cały rok nie masz przychodów, kosztów ani odliczeń do wykazania. W praktyce to rozwiązanie bardziej niszowe niż standardowe.
Przy najmie prywatnym warto znać jeszcze stawki, bo one dobrze pokazują logikę ryczałtu: do 100 000 zł przychodu stosuje się 8,5%, a od nadwyżki 12,5%. Taki przykład najlepiej tłumaczy, dlaczego ten formularz nie jest „kolejnym PIT-em”, tylko osobnym modelem rozliczania przychodu.
Jak wypełnić zeznanie bez zgadywania pól
Najbezpieczniej zacząć nie od formularza, tylko od dokumentów. Ja zwykle sprawdzam najpierw ewidencję przychodów, dowody wpłat ryczałtu w ciągu roku, a dopiero potem ulgę lub załączniki. Taki porządek oszczędza czasu, bo w PIT-28 najwięcej błędów bierze się z niedopasowania kwot, a nie z samego liczenia podatku.
Co przygotować przed otwarciem formularza
- ewidencję przychodów za cały rok, rozbitą według stawek ryczałtu,
- potwierdzenia miesięcznych albo kwartalnych wpłat podatku,
- PIT-28/B, jeśli przychody pochodzą ze spółki,
- PIT/O, jeśli korzystasz z odliczeń wykazywanych w tym załączniku,
- PIT/D, jeśli rozliczasz ulgi mieszkaniowe,
- dane o składkach, które mają wpływ na odliczenia.
Przeczytaj również: Ile kosztuje służebność u notariusza? Sprawdź ukryte opłaty i koszty
Jak przejść przez sam formularz
Sam układ zeznania jest logiczny: najpierw wpisujesz przychody, potem odliczenia, a na końcu wyliczasz należny ryczałt i porównujesz go z tym, co już wpłaciłeś w trakcie roku. Ważne jest to, żeby nie mieszać stawek. Jeśli masz kilka rodzajów przychodów, formularz liczy je osobno, więc nie wolno wrzucać wszystkiego do jednego worka tylko dlatego, że „na końcu i tak wyjdzie kwota do zapłaty”.
Jeżeli rozliczasz się w usłudze Twój e-PIT, pamiętaj, że PIT-28 nie zostanie zaakceptowany automatycznie. Trzeba go uzupełnić i wysłać samodzielnie. Do samej usługi możesz zalogować się profilem zaufanym, bankowością elektroniczną, aplikacją mObywatel, e-Dowodem albo danymi podatkowymi. Możesz też skorzystać z certyfikatu kwalifikowanego lub danych autoryzujących, a w razie potrzeby złożyć zeznanie papierowo.
Jeśli miałbym wskazać jeden praktyczny nawyk, to byłby on prosty: po wypełnieniu formularza sprawdź jeszcze raz nie tylko sumę podatku, ale też to, czy każdy załącznik odpowiada Twojej sytuacji. To właśnie załączniki najczęściej robią różnicę między poprawnym zeznaniem a korektą.
Terminy i sposób złożenia w 2026 roku
Terminy są tu dość sztywne i lepiej ich nie interpretować po swojemu. Zeznanie składasz od 15 lutego do 30 kwietnia 2026 roku. Jeśli wyślesz je wcześniej, urząd uzna je za złożone 15 lutego. To przydatna zasada, bo pozwala uporządkować pracę wcześniej, ale bez ryzyka „przedwczesnego” złożenia.
| Obowiązek | Termin | Co warto zapamiętać |
|---|---|---|
| Wpłata ryczałtu miesięcznego | Do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia | Dotyczy rozliczeń w trakcie roku. |
| Wpłata ryczałtu kwartalnego | Do 20. dnia miesiąca po kwartale, a za ostatni kwartał do 20 stycznia | Możliwa tylko po spełnieniu warunków, w tym limitu przychodów. |
| Zeznanie roczne PIT-28 | Od 15 lutego do 30 kwietnia 2026 roku | Złożenie wcześniej liczy się jak złożone 15 lutego. |
| Płatność podatku wynikającego z zeznania | Do 30 kwietnia 2026 roku | W e-US zobaczysz właściwy mikrorachunek podatkowy. |
Tu jest jeszcze jedna ważna rzecz: PIT-28 nie jest w Twój e-PIT automatycznie akceptowany, więc sam przegląd formularza nie wystarczy. To Ty musisz go uzupełnić, zaakceptować i wysłać. Jeśli po drodze wyjdzie nadpłata, elektroniczna forma rozliczenia zwykle przyspiesza zwrot, ale najpierw trzeba po prostu poprawnie domknąć samą deklarację.
Jeżeli działasz kwartalnie, pamiętaj o limicie 851 720 zł i o tym, że nie każdy podatnik może z tej opcji korzystać. W praktyce to drobny detal organizacyjny, ale potrafi zdecydować o tym, czy Twoje wpłaty w trakcie roku były prawidłowe.
Najczęstsze błędy, które psują rozliczenie
Najwięcej problemów widzę tam, gdzie podatnik zakłada, że ryczałt jest „prostszy, więc sam się policzy”. Nie liczy się sam. Liczy się dobrze uporządkowany przychód, właściwa stawka i poprawne odliczenia. Gdy któregoś z tych elementów brakuje, kończy się korektą.
- Wpisanie kosztów zamiast przychodów - na ryczałcie to nie działa, więc takie kwoty trzeba od razu odsiać.
- Pomieszanie stawek - jeśli masz kilka rodzajów przychodów, każdy powinien trafić do właściwej części formularza.
- Brak załącznika PIT-28/B - częsty błąd przy działalności prowadzonej w spółce.
- Pominięcie limitów odliczeń - zwłaszcza przy darowiznach i ulgach mieszkaniowych.
- Zbyt szybkie założenie wspólnego rozliczenia - ryczałt zwykle je wyklucza, chyba że masz szczególną sytuację z „zerowym” PIT-28.
- Praca dla byłego pracodawcy - jeśli zakres usług jest taki sam jak na etacie, można stracić prawo do ryczałtu od dnia uzyskania takiego przychodu.
W praktyce największy błąd jest banalny: przepisać kwoty z pamięci albo z poprzedniego roku bez sprawdzenia, czy nie zmieniła się stawka, status ulgi albo zakres działalności. To oszczędza pięć minut przy wypełnianiu, a potem kosztuje dużo więcej czasu przy korekcie.
Jak odróżnić PIT-28 od PIT-36 i PIT-36L
Ten podział warto mieć w głowie, bo na pierwszy rzut oka formularze brzmią podobnie, ale liczą zupełnie inne rzeczy. PIT-28 to ryczałt od przychodów. PIT-36 i PIT-36L dotyczą dochodu, czyli przychodów pomniejszonych o koszty. To jedna różnica, a zmienia prawie wszystko: sposób liczenia podatku, katalog ulg i to, co trzeba udokumentować.
| Formularz | Do czego służy | Najważniejsza cecha |
|---|---|---|
| PIT-28 | Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Rozliczasz przychód, a nie koszty działalności. |
| PIT-36 | Rozliczenie na skali podatkowej | Dochód ustala się po odjęciu kosztów. |
| PIT-36L | Podatek liniowy | Też liczysz dochód i koszty, ale według innej stawki podatku. |
Jeśli ktoś pyta mnie, który formularz jest „najprostszy”, odpowiadam ostrożnie: ten, który pasuje do faktycznej formy opodatkowania. Ryczałt bywa wygodny w ewidencji, ale nie daje swobody w kosztach. Skala albo podatek liniowy są bardziej rozbudowane, lecz w zamian lepiej działają przy działalności z dużymi wydatkami. To nie jest więc kwestia lepszego czy gorszego druku, tylko innego modelu rozliczenia.
Właśnie dlatego nie warto wybierać formularza dopiero w marcu, gdy wszystko jest już policzone „na oko”. Najpierw sprawdza się formę opodatkowania, dopiero potem samą deklarację.
Co sprawdzam ostatniego dnia przed wysyłką zeznania
Przed wysłaniem zawsze przechodzę przez krótką kontrolę końcową. Nie dlatego, że formularz jest trudny, tylko dlatego, że najczęstsze pomyłki są powtarzalne i przewidywalne. Taka szybka weryfikacja zwykle wystarcza, żeby uniknąć korekty albo wezwania z urzędu.
- czy przychody są wpisane według właściwych stawek ryczałtu,
- czy wszystkie odliczenia rzeczywiście Ci przysługują,
- czy dołączyłeś właściwe załączniki,
- czy nie pomyliłeś wpłat miesięcznych z kwartalnymi,
- czy PIT-28 został faktycznie wysłany, a nie tylko zapisany jako wersja robocza,
- czy zachowałeś potwierdzenie złożenia zeznania.
Jeśli chcesz podejść do tego spokojnie, trzymaj się prostego schematu: najpierw dane z ewidencji, potem odliczenia, potem załączniki, na końcu wysyłka. To wystarcza, żeby ryczałt przestał być źródłem niepewności, a stał się po prostu dobrze zamkniętym rozliczeniem roku.
