Kto umawia notariusza - sprzedający czy kupujący? Poznaj praktykę

Kto naprawdę umawia notariusza przy sprzedaży nieruchomości

Najkrótsza odpowiedź brzmi: może to zrobić każda ze stron. Nie ma przepisu, który nakazywałby, by kancelarię wybierał wyłącznie sprzedający albo wyłącznie kupujący. W praktyce strony po prostu ustalają między sobą, kto dzwoni, kto zbiera dane i kto pilnuje terminu.

Ja patrzę na to bardzo prosto: jeśli transakcja jest dobrze poukładana, nie ma znaczenia, czy pierwszy kontakt wykona sprzedający, kupujący czy pośrednik. Liczy się to, żeby kancelaria dostała komplet informacji na czas i żeby akt nie przesunął się przez drobiazgi, które można było załatwić wcześniej. To z kolei prowadzi do praktyki rynkowej, bo powód, dla którego najczęściej dzwoni kupujący, jest całkiem przyziemny.

Dlaczego w praktyce najczęściej robi to kupujący

W realnych transakcjach inicjatywę zwykle bierze kupujący, szczególnie na rynku wtórnym. Powód jest prosty: to on najczęściej dopina finansowanie, koordynuje bank i pilnuje, żeby termin aktu zgadzał się z przelewem, kredytem lub wypłatą środków z rachunku powierniczego.

Drugi argument jest finansowy. Przy klasycznej sprzedaży nieruchomości kupujący płaci PCC w wysokości 2%, a podatek rozlicza się u notariusza. Jak podaje podatki.gov.pl, przy podpisaniu aktu nie wpłaca się go już później do urzędu skarbowego. Nic więc dziwnego, że to kupujący często przejmuje kontakt z kancelarią, bo i tak jest stroną, która musi dopiąć największą część formalności.

Jest też trzeci, mniej formalny powód: kupujący zwykle chce mieć wpływ na wybór kancelarii, zakres wyjaśnień i tempo przygotowania aktu. Sprzedający może oczywiście zrobić to samo, ale w praktyce częściej woli po prostu sprawdzić projekt i stawić się na podpisanie. I właśnie dlatego kolejny krok to wybór konkretnej kancelarii oraz terminu, który nie rozsypie finansowania.

Jak wybrać kancelarię i termin bez zbędnych napięć

Najzdrowszy model współpracy wygląda tak: jedna strona inicjuje kontakt, ale druga dostaje pełne prawo wglądu w projekt aktu, listę kosztów i proponowany termin. Nie ma sensu udawać, że to tylko formalność. Przy sprzedaży nieruchomości termin u notariusza powinien pasować wszystkim, a przy kredycie także bankowi i czasem pośrednikowi.

Ja zwykle rekomenduję trzy proste zasady:

• Najpierw wybór kancelarii, potem ustalenie dokumentów - nie odwrotnie.
• Najpierw termin orientacyjny, potem potwierdzenie banku - zwłaszcza gdy zakup jest kredytowany.
• Najpierw projekt aktu, potem ostateczne spotkanie - to ogranicza liczbę poprawek na miejscu.

Jeśli strony mieszkają w różnych miastach, wybór kancelarii jest jeszcze ważniejszy. Wtedy warto od razu ustalić, gdzie wszyscy mogą się stawić bez zbędnej logistyki, bo przesuwanie terminu o kilka dni bywa droższe niż wydaje się na początku. Kiedy kancelaria jest już wskazana, najwięcej czasu oszczędza komplet dokumentów przygotowany z góry.

Jakie dokumenty warto przygotować przed kontaktem z kancelarią

Najczęstszy błąd wygląda tak: strony chcą od razu iść do podpisu, a dopiero później zaczynają szukać dokumentów. To zwykle kończy się korektami, dodatkowym terminem albo telefonami do urzędu, spółdzielni czy banku. Lepiej zrobić to odwrotnie i przygotować wszystko wcześniej.

Dokładna lista zależy od rodzaju nieruchomości, ale w sprzedaży mieszkania lub domu kancelaria zazwyczaj poprosi o kilka podstawowych informacji i dokumentów. Najważniejsze są dane stron, numer księgi wieczystej, podstawa nabycia oraz informacje o ewentualnych obciążeniach.

Co zwykle przygotowuje sprzedający

• Dokument tożsamości.
• Podstawę nabycia nieruchomości, na przykład poprzedni akt notarialny.
• Numer księgi wieczystej.
• Informacje o współwłasności, małżeńskiej wspólności majątkowej albo pełnomocnictwie, jeśli ktoś działa w imieniu sprzedającego.
• Dokumenty wymagane przy konkretnej nieruchomości, na przykład ze spółdzielni lub wspólnoty.

Przeczytaj również: Jakie dokumenty są potrzebne do przepisania działki u notariusza?

Co zwykle przygotowuje kupujący

• Dokument tożsamości.
• Dane do wpisu do księgi wieczystej.
• Informacje o finansowaniu, jeśli zakup jest kredytowany.
• Ewentualne pełnomocnictwo, jeśli ktoś ma podpisać akt za kupującego.
• Dane do rozliczenia podatków i opłat, które kancelaria pobiera przy akcie.

Przy kredycie dochodzi jeszcze jedna rzecz: bank bardzo często chce widzieć projekt aktu przed podpisaniem. To już nie jest detal organizacyjny, tylko warunek, od którego zależy wypłata środków. Po stronie formalnej widać to najlepiej w kosztach, bo tu łatwo pomylić obowiązek ustawowy z przyjętym zwyczajem.

Ile kosztuje akt i kto zwykle za co płaci

Przy sprzedaży mieszkania lub domu koszt notariusza nie sprowadza się do jednej pozycji. W praktyce składają się na niego taksa notarialna, VAT, wypisy aktu, opłaty sądowe oraz ewentualny podatek PCC. Warto to rozdzielić, bo część z tych kosztów wynika z prawa, a część z umowy między stronami.

W przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego maksymalna taksa notarialna wynosi połowę stawki podstawowej. Dla mieszkania za 500 000 zł oznacza to 1 385 zł netto, czyli 1 703,55 zł brutto. To stawka maksymalna, więc kancelarie mogą zaproponować mniej.

Jak podaje podatki.gov.pl, przy sprzedaży na rynku wtórnym PCC wynosi 2% wartości rynkowej i jest płacony u notariusza. Ten sam serwis wskazuje też zwolnienie z PCC przy zakupie pierwszego mieszkania lub domu na rynku wtórnym, jeśli kupujący spełnia ustawowe warunki i wcześniej nie miał takich praw.

W praktyce najważniejsza jest jedna rzecz: koszt u notariusza można podzielić inaczej, niż robi to rynek. Jeśli strony dogadają się inaczej, kancelaria może przyjąć taki model rozliczenia, jaki wpiszą do ustaleń. Najwięcej problemów rodzi nie sama opłata, tylko założenie, że „to się jakoś dogada” w ostatniej chwili.

Najczęstsze błędy przy umawianiu aktu notarialnego

Jeśli miałbym wskazać kilka błędów, które najczęściej wydłużają transakcję, lista byłaby dość przewidywalna. Problem nie leży zwykle w samym akcie, tylko w organizacji wokół niego.

• Brak jednego osoby odpowiedzialnej za kontakt z kancelarią - wtedy każda strona myśli, że „ktoś inny już to załatwił”.
• Ustalenie terminu bez sprawdzenia banku - przy kredycie to ryzyko, bo wypłata może się przesunąć.
• Nieprzesłanie dokumentów z wyprzedzeniem - kancelaria nie przygotuje aktu z pamięci.
• Założenie, że koszty są zawsze takie same - tymczasem zależą od wartości nieruchomości i ustaleń stron.
• Brak pełnomocnictwa, gdy ktoś nie może przyjść osobiście - to jeden z najczęstszych powodów przekładania podpisu.
• Nieuwzględnienie wydania lokalu i kluczy - akt to nie to samo co przekazanie nieruchomości w praktyce.

Na tym etapie dobrze widać, że samo „umówienie notariusza” to dopiero początek. Żeby transakcja przeszła spokojnie, trzeba jeszcze zgrać dokumenty, pieniądze i moment przekazania lokalu, więc zostaje już tylko krótka lista rzeczy do domknięcia przed telefonem do kancelarii.

Co ustalić przed kontaktem z kancelarią, żeby transakcja nie stanęła w miejscu

Zanim ktokolwiek zadzwoni do notariusza, warto ustalić pięć rzeczy. To oszczędza czas, a przy sprzedaży nieruchomości czas często jest ważniejszy niż sama opłata za wizytę.

• Kto kontaktuje się z kancelarią i kto wysyła pierwsze dokumenty.
• Kto wybiera kancelarię i czy druga strona ma prawo zgłosić uwagi do projektu aktu.
• Kto płaci za co - taksę, PCC, wypisy i wpis do księgi wieczystej.
• Czy zakup jest gotówkowy czy kredytowy, bo to zmienia tempo całej procedury.
• Kiedy nastąpi wydanie lokalu i czy trzeba to opisać w akcie albo w protokole zdawczo-odbiorczym.

Jeżeli te ustalenia są jasne, pytanie kto umawia notariusza sprzedający czy kupujący przestaje być problemem, a staje się zwykłą kwestią organizacyjną. W dobrze poprowadzonej transakcji nie chodzi o to, która strona wykona pierwszy telefon, tylko o to, żeby akt został podpisany na spokojnie, z kompletem danych i bez kosztownych poprawek.