Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najpopularniejsza spółka kapitałowa w Polsce. Główną jej zaletą jest prosta i zrozumiała struktura, co ułatwia poznanie zasad zarządzania spółką i jej codzienną działalność.
Wobec faktu ograniczenia odpowiedzialności wspólników, prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. cieszy się dużą popularnością. Wspólnicy, inwestorzy w spółce mogą się czuć bezpieczni gdyż nie ponoszą ryzyka odpowiedzialności za zobowiązania spółki własnym, prywatnym majątkiem.
Z punktu widzenia sprawności w zarządzaniu spółką, kluczowym stanie się dookreślenie w umowie, kto "pociąga za sznurki" w spółce z o.o., jakie ma prawa i obowiązki, a następnie oddanie tej władzy w ręce odpowiednich i odpowiedzialnych osób.
Tak jak w przypadku każdego biznesu kluczem do jej sukcesu jest sprawne zarządzanie przez powołany zarząd spółki. Bez formalnego wyboru zarządu w spółce, nie jest możliwym prowadzenie przez nią działalności, a także nie jest możliwym reprezentowanie w stosunkach zewnętrznych, z kontrahentami.
Podstawowym dokumentem regulującym kwestie sposobu działania zarządu i jego funkcjonowania jest umowa spółki, która jest dla spółki z o.o. tym, czym statut spółki dla spółki akcyjnej. To umowa spółki - czy to w postaci wzorca elektronicznego, czy to aktu notarialnego - opisuje sposób, w jaki zarząd może podejmować określone czynności. Wobec powyższego, organy spółki z o.o., tak jak organy spółki akcyjnej, winny zostać przez wspólników objęte szczególną uwagą.
Zarząd – operacyjne serce i mózg spółki
Wobec faktu ochrony wspólników przed zobowiązaniami spółki i braku przyznania wspólnikom uprawnień do współzarządzania spółką, to na zarządzie właśnie jako głównym organie odpowiadającym za codzienne funkcjonowanie firmy ciąży największa odpowiedzialność.
W dalszej części artykułu skupimy się na tym, kto może do niego należeć i jakie są fundamentalne zadania zarządu.
Kto może wejść w skład zarządu?
Kodeksowym wymogiem formalnym w zakresie pełnienia funkcji w zarządzie jest posiadanie przymiotu osoby fizycznej, mającej pełną zdolność do czynności prawnych. Zdolność do czynności prawnych to formalna możliwość dokonywania własnym działaniem i we własnym imieniu czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że musi to być osoba pełnoletnia, która nie jest choćby częściowo ubezwłasnowolniona.
Ustawodawca, celem ochrony spółki oraz celem ochrony obrotu gospodarczego, zdecydował się jednak na wprowadzenie pewnych ograniczeń. Przede wszystkim, członkiem zarządu w spółce nie może zostać osoba, która została prawomocnie skazana za określone przestępstwa. Katalog tych przestępstw określają przepisy zarówno kodeksu karnego, jak i Kodeksu spółek handlowych. Spełnianie najwyższych wymogów w zakresie niekaralności to ważna weryfikacja dla wspólników, że powierzają sprawy spółki w dobre ręce.
Nie istnieją formalne ograniczenia co do ilości osób w zarządzie. Kluczowym dokumentem pozostaje umowa spółki, w ramach której wspólnicy wskazują, czy pierwszy zarząd jest jedno-, czy wieloosobowy. Umowa spółki precyzuje nadto, ilu członków liczy zarząd i jak są powoływani, jak również możliwość zwiększenia jego składu.
Dwa kluczowe obowiązki zarządu: prowadzenie spraw spółki i reprezentacja spółki
Omówiwszy sposób powołania oraz wymogi formalne, wskazać należy na ustandaryzowane kwestie powinności zarządu i konkretnych funkcji członka zarządu.
Każdy z członków zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki, które mogą zostać poddane ocenie w toku sporządzania sprawozdania zarządu.
Prowadzenie spraw spółki.
Główny cel działań zarządu ogniskuje się na prowadzeniu spraw spółki – to jest jego podstawowy obowiązek. W praktyce oznacza to podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących bieżącej działalności spółki oraz strategii jej rozwoju. Prowadzenie spraw spółki to operowanie przez zarząd w sferze wewnętrznej. Są to takie działania jak decyzje, analizy, wdrożenia, nadzór, czynności zarządcze.
Zarówno strategiczne jak i bieżące decyzje w ramach sprawowania zarządu zapadają w formie uchwał. Zasadniczo, uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Członkowie zarządu nadto mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie, za pośrednictwem innego członka zarządu.
W Kodeksie spółek handlowych przyjęto, iż każdy z członków zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Jeśli któryś z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się danej czynności, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu sprawy te regulujące.
Podejmowanie decyzji strategicznych dla spółki, przekraczających bieżący charakter wymaga uprzedniej uchwały zarządu.
Reprezentowanie spółki
Obowiązki w zakresie odpowiedzialności za spółkę oznaczają również konieczność jej reprezentowania. Prawo członka zarządu do składania oświadczeń woli i podpisywania umów w imieniu spółki jest immanentnie związane z jego bytem w spółce. Są to czynności prawne wywołujące skutki w sferze zewnętrznej spółki, w relacjach z osobami trzecimi. Jest to określane jako reprezentowanie spółki.
Praktyczny przykład: spółka z o.o. planuje podpisać umowę najmu lokalu jako miejsca do prowadzenia działalności. Kto, jak i kiedy dokona prawidłowego podpisania umowy?
Kluczowym w tym wypadku będzie zaznajomienie się z zasadami reprezentacji spółki, a wynikającymi z umowy. W tym konkretnym przypadku może istnieć możliwość samodzielnego reprezentowania spółki przez każdego członka zarządu lub poprzez współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z powołanym prokurentem.
Jak wynika z przepisów Kodeksu spółek handlowych, zakres obowiązku reprezentowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez członka jej zarządu jest bardzo szeroki. Obejmuje on zarówno wszelkie czynności sądowe, jak i czynności pozasądowe, a związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Zgromadzenie wspólników – najwyższa władza w spółce
Chociaż to zarząd kieruje spółką na co dzień, to wspólnicy spółki jako właściciele mają ostateczny głos w najważniejszych kwestiach. To oni powołują i odwołują zarząd, mogą decydować o zmianie i nadaniu nowych uprawnień.
Cyklicznie zwoływane zgromadzenie wspólników winno stanowić podstawę dobrej współpracy z zarządem, celem uzyskania maksymalnej sprawności w zarządzaniu spółką i poprawnej komunikacji z właścicielami spółki.
Wspólnik swoje uprawnienia może realizować poprzez uczestnictwo na zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika.
Najważniejsze uprawnienia zgromadzenia wspólników
W ramach najważniejszego uprawnienia zgromadzenia wspólników pozostaje podejmowanie kluczowych uchwał i dokonywanie strategicznych decyzji w ramach obecności wszystkich wspólników spółki.
Inne, nie mniej ważkie kompetencje zgromadzenia wspólników, obejmują powinności w zakresie kierowania pracami zarządu poprzez wyznaczanie wytycznych i jasnych celów dla spółki.
Wskazać nadto należy na dalej ujęte kluczowe kompetencje zgromadzenia, w ramach którego wspólnicy mogą zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia, a mające na celu:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego,
- podjęcie decyzji o podziale zysku spółki lub pokryciu straty,
- powoływanie i odwoływanie członków zarządu oraz (jeśli istnieje) rady nadzorczej,
- ustalanie zasady wynagradzania członków zarządu i rady nadzorczej,
- zgoda na zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub ustanowienie na nim ograniczonego prawa rzeczowego,
- zmiana umowy spółki, w tym np. podwyższenie wysokość kapitału zakładowego,
- możliwość żądania uchylenia uchwały wspólników spółki przez sąd.
Zgromadzenie powinno odbywać się co najmniej raz w roku w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, zaś w zależności od okoliczności udziałowcy mają prawo żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia, na warunkach i w trybie przewidzianym w Kodeksie spółek handlowych.
Rada nadzorcza i komisja rewizyjna – strażnicy porządku w spółce
Jak wspomniano powyżej, zgromadzenie wspólników posiada również kompetencje w zakresie powoływania innych organów spółki. W spółkach z o.o. te organy są najczęściej opcjonalne, ale w większych podmiotach stają się obowiązkowe. O ich ustanowieniu przesądzają w wspólnicy formułując umowę spółki. Ich głównym zadaniem jest kontrola działalności zarządu. Jeżeli ich nie powołano to kompetencje w tym obszarze przysługują każdemu ze wspólników.
Kiedy trzeba powołać radę nadzorczą?
Rada nadzorcza jest fakultatywnym organem spółki z o.o., co oznacza, że co do zasady nie ma obowiązku jej ustanowienia. W przypadku ustanowienia rady nadzorczej istnieje jednak jeden wyjątek. Powołanie rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej) konieczne jest, gdy kapitał zakładowy spółki z o.o. przewyższa kwotę 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Oba te warunki muszą zostać spełnione łącznie – dopiero wówczas aktualizuje się obowiązek ustanowienia rady nadzorczej w spółce.
Wskazać jednocześnie należy, że w przypadku chęci ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, umowa spółki musi przewidywać istnienie i sposób powoływania członków tych organów.
Jakie są uprawnienia rady nadzorczej?
Głównym celem i podstawowym uprawnieniem rady nadzorczej pozostaje pełnienie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.
Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdań zarządu oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny, dokonywanego w ramach zwołania posiedzenia rady nadzorczej.
Rada nadzorcza i osoby powołane do pełnienia określonych czynności nadzorczych, mogą żądać od zarządu i pracowników spółki sprawozdań i wyjaśnień, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz badać wszystkie dokumenty. Informacje i dokumenty powinny być przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, w trybie i na zasadach ujętych w umowie bądź dokumentach wewnętrznych spółki.
Nie istnieją przeszkody, by w umowie spółki rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, np. o obowiązek pytania członków rady nadzorczej o wyrażenie zgody na dokonanie przez zarząd określonych czynności. Ograniczeniem dla woli wspólników pozostają jedynie reguły wynikające z Kodeksu spółek handlowych.
Jako ciekawostkę w ramach uprawnień rady wskazać należy na możliwość delegowania członków rady nadzorczej do czasowego wykonywania czynności członka zarządu, który nie może sprawować swoich czynności. Kodeksowa regulacja mówi o uprawnieniu delegacji na okres nie dłuższy niż trzy miesiące za tych członków zarządu, którzy zostali zawieszeni albo których mandaty wygasły z innych przyczyn niż upływ kadencji, albo którzy z innych przyczyn nie mogą wykonywać swoich czynności.
Jak działa rada nadzorcza?
Rada nadzorcza działa w ramach zwołania ważnego posiedzenia i wydawania uchwał. Posiedzenia rady nadzorczej zwołuje przewodniczący. Do ważności uchwały rady nadzorczej wymaga się, aby wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni.
W zakresie podejmowania decyzji prawo stanowi, iż uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, a przy podejmowaniu uchwał rady nadzorczej można wykorzystać wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. telekonferencja), jeśli umowa spółki na to zezwala.
Praktyczne aspekty zarządzania – powołanie, odpowiedzialność i wynagrodzenie
W poniższej sekcji artykułu zostaną zawarte praktyczne porady dotyczące cyklu "życia" członka organu w spółce – od powołania, przez wynagrodzenie, aż po zasady odpowiedzialności.
Powołanie i odwołanie – jak to zrobić w praktyce?
Aby powołanie do zarządu doszło do skutku, koniecznym jest wyrażenie woli poprzez uchwałę wspólników. Aby zostać członkiem zarządu umowy spółki, nie trzeba zmieniać zapisów umowy spółki.
Mandat osoby sprawującej funkcje w zarządzie spółki - mimo, że najczęściej określony w ramach kadencji, może zostać skrócony. Członkowie zarządu podlegają przepisom kadencyjności na maksymalnie 5 lat.
Odwołanie jest możliwe w każdym czasie uchwałą wspólników, a uprawnienie wspólników dotyczy odwoływania zarówno zarządu, jak i odwoływania członków rady nadzorczej.
Wynagrodzenie i odpowiedzialność członków organów
Zasiadanie w zarządzie to nie tylko obowiązki, ale również możliwość czerpania określonych korzyści w postaci wynagrodzenia. W praktyce zarządzania spółek przyjęło się, że członek zarządu może je pobierać bądź z tytułu powołania, umowy o zarządzanie bądź też z umowy o pracę. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy reguluje ta umowa, a w przypadku powołania – uchwała wspólników. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w ramach przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych, część wynagrodzenia wypłacać np. za udział w posiedzeniu zarządu.
W ramach wykonywania bieżących obowiązków wynikających z zasiadania w zarządzie spółki, jego członkowie winni zwrócić szczególną uwagę na unikanie wystąpienia konfliktu interesów: każdy członek organu spółki kapitałowej powinien powstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu spraw w przypadku sprzeczności interesów spółki z jego interesami. Konflikt ten dotyczyć może także jego współmałżonka, krewnych, powinowatych do drugiego stopnia oraz wszelkich innych osób, z którymi jest on powiązany osobiście.
Sprawowanie funkcji w zarządzie oznacza również obostrzenia w zakresie istnienia zakazu konkurencji. W Kodeksie spółek handlowych wskazano, iż członek zarządu bez zgody organu uprawnionego do powołania zarządu (zazwyczaj będzie to zgromadzenie wspólników) nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec spółki. Nie może być również wspólnikiem w konkurencyjnej spółce cywilnej oraz spółkach osobowych. Podobnie, objęte zakazem jest posiadanie więcej niż 10 proc. udziałów/akcji w konkurencyjnej spółce kapitałowej, posiadanie prawa do powołania w niej co najmniej jednego członka zarządu, jak i zasiadania w organach takiego podmiotu.
Naruszenie zakazu konkurencji – poza sankcją w postaci odwołania z pełnionej funkcji – może skutkować odpowiedzialnością cywilnoprawną, karną, odszkodowawczą. Członek zarządu odpowie wobec spółki, o ile swoim działaniem wyrządzi jej szkodę.
Podsumowanie
Odpowiedź na postawione w tytule pytanie sugeruje wskazanie zarządu jako organu o kluczowym znaczeniu dla spółki.
Formalnie, wobec stwierdzenia faktu, iż to zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, rola wspólników doznaje ograniczenia. Nie można zapominać jednak o instytucji zgromadzenie wspólników jako "właściciela" spółki i prawa do podejmowania najważniejszych decyzji, uzupełnionej ewentualnie o powołaną radę nadzorczą, sprawującą nadzór.
Wskazane w artykule uprawnienia wskazują, iż organy spółki funkcjonują w rygorystycznym reżimie prawnym, co zapewnia przejrzystość dla dużych podmiotów.
Kluczem do sprawnego zarządzania spółką jest dobre skonstruowanie umowy spółki, która przełoży się na precyzyjne ułożenie relacji między organami i dopasuje je do potrzeb konkretnego biznesu.
Świadomi praw i obowiązków członków zarządu wspólnicy winni podejść z odpowiednią wiedzą i oczekiwaniami co do kształtowania ładu korporacyjnego w swojej firmie jako fundamentu jej bezpieczeństwa i rozwoju.
Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z Bogdan Chudoba Blog Ekspercki. Wszystkie zawarte w nim informacje zostały zweryfikowane przez eksperta.
Tagi
Udostępnij artykuł